Để mở rộng hoạt động kinh doanh sản xuất, khẳng định vị thế của sản phẩm/dịch vụ trên thị trường, đồng thời tạo sự tin tưởng của khách hàng và tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam, thì thành lập công ty là việc làm cần thiết cũng là bước ngoặc lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Các quy định cần biết trước khi thành lập Công ty
Về loại hình doanh nghiệp:
Theo quy định Luật doanh nghiệp 2020 có 5 loại hình doanh nghiệp bao gồm:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên,
- Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên,
- Công ty hợp danh,
- Công ty cổ phần,
- Doanh nghiệp tư nhân.
Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau. Việc xác định loại hình là vô cùng quan trọng và ảnh hưởng đến quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Tuỳ vào lĩnh vực kinh doanh, nhu cầu thực tế của Khách hàng mà Naci có hướng tư vấn tốt nhất để Khách hàng lựa chọn loại hình phù hợp với hoạt động kinh doanh, sản xuất của Doanh nghiệp.
Về tên Công ty:
Tên Công ty theo quy định tại Điều 38 và Điều 41 Luật doanh nghiệp 2020 thì việc đặt tên doanh nghiệp không thuộc trường bị cấm hoặc trùng/tương tự với các doanh nghiệp đã đăng ký khác. Do vậy trước khi thành lập Công ty, cần phải tra cứu tên doanh nghiệp. Tại Naci, Khách hàng sẽ được hỗ trợ tư vấn tra cứu, không thu phí để Khách hàng có thể lựa chọn được tên phù hợp đảm bảo các điều kiện theo quy định pháp luật.
Về địa chỉ trụ sở chính Công ty:
Địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Về địa chỉ trụ sở chính Khách hàng cần lưu ý, theo căn cứ theo Luật doanh nghiệp 2020 và Luật nhà ở 2014 thì trụ sở doanh nghiệp không được là nhà chung cư, trừ trường hợp nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp và để kinh doanh. Trong trường hợp đăng ký địa chỉ tại các toà nhà văn phòng hoặc toà nhà hỗn hợp thì phải có văn bản chứng minh công năng của toà nhà.
Về quyền thành lập và quản lý:
Theo quy định Luật doanh nghiệp 2020 mọi tổ chức, cá nhân có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Trừ những trường hợp theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật doanh nghiệp 2020 như: Cán bộ, công chức, viên chức, người chưa thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự,…
Về vốn điều lệ của Công ty:
Theo quy định Luật doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty hoặc là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.
Vậy có thể sử dụng các loại tài sản nào để góp vốn vào Công ty?
Các tài sản như Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam đều có thể được góp vào vốn điều lệ. Tuy nhiên đối với các loại tài sản không phải là Đồng Việt Nam cần các thành viên công ty, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức thẩm định giá, tiến hành định giá thành Đồng Việt Nam. Lưu ý là tài sản không phải là Đồng Việt Nam do chủ sở hữu, các thành viên công ty, cổ đông sáng lập định giá nếu được định giá cao hơn giá trị thực tế của tài sản đó tại thời điểm góp vốn thì cùng liên đới góp thêm bằng số chênh lệch giữa giá trị được định giá và giá trị thực tế của tài sản góp vốn tại thời điểm kết thúc định giá; đồng thời liên đới chịu trách nhiệm đối với thiệt hại do việc cố ý định giá tài sản góp vốn cao hơn giá trị thực tế.
Ngoài ra, vốn điều lệ của Công ty do chủ sở hữu, các thành viên hoặc cổ đông sáng lập đăng ký, không phải chứng minh về việc góp vốn nhưng phải chịu trách nhiệm trong phần vốn đã đăng ký.
Việc đăng ký vốn điều lệ cao hay thấp sẽ ảnh hưỡng thế nào đến việc vận hành Công ty?
Việc đăng ký vốn điều lệ cao hoặc thấp không hẵn đã tốt hay thuận lợi cho doanh nghiệp, cần phải xem xét về ngành nghề của Công ty, quy mô để đưa ra mức vốn phù hợp.
- Vốn điều lệ quá cao:
Vốn điều lệ có liên quan đến việc đóng thuế môn bài với các bật đóng thuế như sau:
| Bậc thuế môn bài | Vốn đăng ký | Mức lệ phí môn bài |
| Bậc 1 | Trên 10 tỷ VNĐ | 3.000.000 VNĐ/năm |
| Bậc 2 | Từ 10 tỷ VNĐ trở xuống | 2.000.000 VNĐ/năm |
Ngoài ra, vốn điều lệ cao còn ảnh hưỡng đến nghiệp vụ kế toán, thời hạn góp vốn trong 90 ngày theo quy định của Luật doanh nghiệp, hoạt động kinh doanh sẽ chịu rủi ro trong phần vốn đã đăng ký góp. Tuy nhiên, cũng không thể phủ nhận việc tạo nên sự tin tưởng đối với các giao dịch lớn, vì sẽ đảm bảo được nghĩa vụ thanh toán.
- Vốn điều lệ quá thấp:
Vốn điều lệ thấp trong khi chi phí của Doanh nghiệp cao hơn thì Doanh nghiệp không đủ vốn để hoạt động, ảnh hưỡng trực tiếp các hoạt động kinh doanh như sự tin tưởng để ký kết hợp đồng, thiếu vốn để thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Doanh nghiệp.
Về ngành nghề Công ty
Doanh nghiệp có thể được tự do kinh doanh cách ngành, nghề mà pháp luật không cấm, đối với những ngành nghề có điều kiện cần phải đáp ứng đủ điều kiện đầu tư kinh doanh theo quy định của pháp luật điều chỉnh.
Theo quy định của Luật doanh nghiệp, ngành nghề đăng ký kinh doanh phải được ghi theo mã ngành cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Naci sẽ hỗ trợ Khách hàng phân loại ngành, nghề theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Trình tự thủ tục đăng ký thành lập Công ty
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập Công ty
Bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thành lập;
- Điều lệ Công ty;
- Danh sách thành viên/danh sách cổ đông (đối với Công ty TNHH 2 Thành viên trở lên và Công ty Cổ phần)
- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý (CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với cá nhân, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức)
- Giấy ủy quyền người đại diện thực hiện thủ tục.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với Nhà đầu tư nước ngoài)
Bước 2: Nộp hồ sơ đến Sở Kế hoạch –Đầu tư nơi đăng ký địa chỉ trụ sở chính.
Bước 3: Nhận kết quả Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và tiến hành khắc con dấu
Luật doanh nghiệp 2020, đã bãi bỏ quy định về thông báo mẫu con dấu đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thay vào đó Công ty có thể tự khắc tại cơ sở khắc dấu và có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của Doanh nghiệp, việc lưu trữ cũng hoàn toàn do Điều lệ Công ty sẽ quy định.
Các công việc cần thực hiện sau khi thành lập Công ty
- Treo biển công ty:
Theo quy định tại khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành. Như vậy, doanh nghiệp có nghĩa vụ gắn biển doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trường hợp cơ quan thuế xuống kiểm tra cơ sở mà không gắn biển tại địa chỉ trụ sở chính sẽ có khả năng bị đóng mã số thuế (đây là một trong những căn cứ cơ quan thuế đóng mã số thuế của doanh nghiệp).
- Mua chữ ký số
Để tiện lợi, doanh nghiệp nên mua chữ ký số để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính…
- Khai lệ phí môn bài và nộp lệ phí môn bài tại chi cục thuế nơi doanh nghiệp có trụ sở chính
| Bậc thuế môn bài | Vốn đăng ký | Mức thuế môn bài cả năm |
| Bậc 1 | Trên 10 tỷ VNĐ | 3.000.000 VNĐ |
| Bậc 2 | Từ 10 tỷ VNĐ trở xuống | 2.000.000 VNĐ |
*Theo quy định tại Nghị định 22/2020 thì được miễn phí môn bài trong năm đầu tiên thành lập đối với doanh nghiệp thành lập mới, tuy nhiên vẫn phải kê khai thuế môn bài với mức đóng là 0 VNĐ.
Thời hạn khai, nộp lệ phí môn bài:
Khai lệ phí môn bài một lần khi tổ chức mới ra hoạt động kinh doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh;
Trường hợp người nộp lệ phí mới thành lập cơ sở kinh doanh nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký thuế.
Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai lệ phí.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp khai hoặc nộp lệ phí môn bài chậm sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
- Đặt in Hóa đơn GTGT
- Đối với DN mới thành lập mà đủ điều kiện đăng ký thuế GTGT theo Phương pháp khấu trừ và đã được cơ quan thuế chấp nhận thì: tiến hành đặt in hóa đơn GTGT để sử dụng, sau đó làm thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng chậm nhất 5 ngày trước khi DN bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
- Đối với DN mới thành lập nộp thuế GTGT theo phương pháp Trực tiếp thì phải mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng và kể từ ngày mua, cũng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như trường hợp trên.
- Mở tài khoản thương mại
Căn cứ quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp
Những hóa đơn đầu vào có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì mới được khấu trừ thuế GTGT và ghi vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản ngân hàng, Công ty phải thực hiện thông báo Thông tin Tài khoản ngân hàng tới Phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch và đầu tư. Đây là quy định bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động hạch toán kế toán.
- Lao động và BHXH:
Căn cứ quy định tại điểm b, khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 có hiệu lực từ ngày 01/01/2016: kể từ ngày 01/01/2018, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng thì sẽ thuộc đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH: kế toán lên cơ quan BHXH để làm hồ sơ tham gia đóng bảo hiểm cho người lao động trong Công ty.
- Kê khai thuế GTGT và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT
Theo quy định tại thông tư 151/2014/TT-BTC, đối tượng khai thuế GTGT theo quý như sau:
Khai thuế theo quý áp dụng đối với người nộp thuế giá trị gia tăng có tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống.
Trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh việc khai thuế giá trị gia tăng được thực hiện theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ theo mức doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hay theo quý.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT:
Thời hạn kê khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT theo thời hạn Kê khai thuế GTGT. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc Quý, Doanh nghiệp phải thực hiện việc kê khai trên nếu kê khai chậm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Thời hạn góp vốn:
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020: trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì chủ sở hữu, thành viên công ty hoặc cổ đông phải thực hiện góp đúng với số vốn đã cam kết. Đối với chủ sở hữu, thành viên công ty hoặc cổ đông là tổ chức phải thực hiện góp vốn thông qua tài khoản ngân hàng.
LE PHAT DAT
(Legal Consultant)
