Giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu là văn bản pháp lý để doanh nghiệp thực hiện đăng ký nhãn hiệu thông qua bên thứ ba. NaciLaw sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết nhất về cách lập giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu theo quy định mới nhất năm 2025, giúp bạn thực hiện đúng quy trình và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.
1. Giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu là gì?
Theo Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu là văn bản pháp lý xác lập quyền đại diện trong các thủ tục liên quan đến việc xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.
Giấy ủy quyền về đăng ký nhãn hiệu có những đặc điểm riêng biệt so với các loại ủy quyền khác.
Phạm vi ủy quyền
Giấy ủy quyền chỉ có hiệu lực trong phạm vi các thủ tục liên quan đến quyền sở hữu công nghiệp, bao gồm việc đăng ký, bảo vệ và quản lý nhãn hiệu. Vì vậy, người được ủy quyền chỉ thực hiện các công việc có liên quan trực tiếp đến nhãn hiệu mà không có quyền tham gia vào các lĩnh vực khác của pháp luật.
Đối tượng
Người nộp đơn có thể ủy quyền cho bên thứ ba (tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp công ty dịch vụ sở hữu trí tuệ) để thay mặt họ thực hiện các bước trong thủ tục đăng ký và quản lý nhãn hiệu.
Tính chuyên môn
Những người được ủy quyền có kiến thức và hiểu biết về luật sở hữu trí tuệ, đặc biệt là các quy định liên quan đến nhãn hiệu. Điều này giúp đảm bảo rằng các thủ tục đăng ký được thực hiện đúng quy trình, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu nhãn hiệu.
Dưới đây là những trường hợp bắt buộc cần có giấy ủy quyền:
- Doanh nghiệp/cá nhân không thể trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký.
- Ủy quyền cho tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp (tổ chức kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, được cấp phép hoạt động).
- Người nộp đơn cư trú/có trụ sở tại nước ngoài.
2. 5 nội dung bắt buộc cần có trên giấy ủy quyền
Theo quy định tại Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ, giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu phải có đầy đủ 5 nội dung chủ yếu sau:
Tên và địa chỉ đầy đủ của các bên
Bên ủy quyền (chủ nhãn hiệu):
- Họ tên đầy đủ (đối với cá nhân) hoặc tên đầy đủ của tổ chức
- Số CMND/CCCD/Hộ chiếu (cá nhân) hoặc Mã số thuế (doanh nghiệp)
- Địa chỉ thường trú/tạm trú hoặc trụ sở chính
Bên được ủy quyền:
- Thông tin tương tự như bên ủy quyền
- Có thể là cá nhân hoặc tổ chức có chuyên môn về sở hữu trí tuệ
Phạm vi ủy quyền
Phạm vi ủy quyền trong giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu được nêu rõ về:
- Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu.
- Theo dõi quá trình thẩm định.
- Nhận thông báo, quyết định từ cơ quan có thẩm quyền.
- Thực hiện các thủ tục bổ sung (nếu có).
- Nhận văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.
Thời hạn ủy quyền
Người ủy quyền cần ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc hiệu lực. Nếu không ghi thời hạn, giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu sẽ có hiệu lực vô thời hạn
Ngày lập giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền phải ghi đầy đủ ngày, tháng, năm lập văn bản. Đây là mốc thời gian xác định hiệu lực của việc ủy quyền.
Chữ ký và con dấu của bên ủy quyền
Trong giấy ủy quyền, chữ ký phải là chữ ký thật của người có thẩm quyền, con dấu (nếu có) phải là con dấu hợp pháp của tổ chức.
3. Thời gian hiệu lực của giấy ủy quyền là bao lâu?
Theo Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ: "Giấy ủy quyền không có thời hạn ủy quyền được coi là có hiệu lực vô thời hạn và chỉ chấm dứt hiệu lực khi bên ủy quyền tuyên bố chấm dứt ủy quyền." Giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu sẽ hết hiệu lực trong các trường hợp:
- Hết thời hạn: Khi đến thời điểm ghi trong văn bản ủy quyền.
- Tuyên bố chấm dứt: Bên ủy quyền đơn phương chấm dứt việc ủy quyền.
- Hoàn thành nhiệm vụ: Khi đã thực hiện xong tất cả công việc được ủy quyền.
- Thay đổi pháp lý: Bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền có thay đổi về pháp nhân.
4. Cách soạn thảo giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu chi tiết
Hiện tại, giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu có thể thực hiện dưới 2 dạng là giấy ủy quyền viết tay (phù hợp với cá nhân, doanh nghiệp quy mô nhỏ) và giấy ủy quyền đánh máy (phù hợp với doanh nghiệp).
Để hoàn thiện và soạn thảo giấy ủy quyền, bạn cần thực hiện theo các bước:
Bước 1: Tiêu đề văn bản
Ghi rõ tiêu đề là tên của giấy (Giấy ủy quyền - đăng ký nhãn hiệu)
Bước 2: Thông tin bên ủy quyền
- Ghi đầy đủ họ tên/tên tổ chức.
- Số CMND/CCCD/Mã số thuế.
- Địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
Bước 3: Thông tin bên được ủy quyền
- Thông tin tương tự như bên ủy quyền.
- Có thể bổ sung thông tin về chuyên môn, kinh nghiệm.
Bước 4: Nội dung ủy quyền
Ghi rõ cụ thể: "Ủy quyền cho [Tên bên được ủy quyền] thực hiện các công việc sau đây liên quan đến việc đăng ký nhãn hiệu [Tên nhãn hiệu]..."
Bước 5: Thời hạn và chữ ký
- Ghi thời hạn hiệu lực (nếu có).
- Ngày lập văn bản.
- Chữ ký và họ tên các bên.
Trong quá trình soạn thảo, giấy cần được viết bằng tiếng Việt, nếu có tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch công chứng, chữ ký phải là chữ ký thật, không được photocopy, nội dung rõ ràng, cụ thể, không gây nhầm lẫn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải đóng dấu đỏ hợp pháp.
5. Mẫu giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu mới nhất
Doanh nghiệp, cá nhân có thể tải mẫu giấy ủy quyền trong đăng ký nhãn hiệu TẠI ĐÂY
Dưới đây là phiên bản viết lại với văn phong rõ ràng, chuyên nghiệp và chuẩn chỉnh hơn:
Trong văn bản ủy quyền, cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân của bên ủy quyền và bên được ủy quyền: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính và các thông tin định danh cơ bản khác.
- Địa chỉ liên hệ cụ thể: Bao gồm số nhà, ngách/hẻm, đường phố, tổ/thôn/ấp, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã/thành phố, tỉnh/thành phố nơi cư trú.
- Nội dung ủy quyền: Phải trình bày rõ ràng phạm vi công việc được ủy quyền. Nếu bao gồm việc soạn đơn, cần ghi cụ thể “ủy quyền soạn thảo đơn”. Trường hợp ủy quyền toàn bộ quy trình (gồm làm đơn, nộp hồ sơ, nhận kết quả, nhận tiền...), nội dung phải được mô tả chi tiết, tránh gây hiểu nhầm.
- Thời hạn ủy quyền: Do các bên thỏa thuận và phải được ghi rõ theo định dạng ngày/tháng/năm bắt đầu đến ngày/tháng/năm kết thúc. Nếu không ghi rõ thời hạn, mặc định thời hạn ủy quyền là 01 năm kể từ ngày lập văn bản.
- Chữ ký xác nhận: Cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền đều phải ký tên, ghi rõ họ tên để xác lập hiệu lực pháp lý của văn bản.
Khi điền mẫu, người điền cần điền chính xác thông tin, khớp với giấy tờ tùy thân, ghi đúng tên nhãn hiệu muốn đăng ký, ký bằng bút mực xanh hoặc đen. Đặc biệt, người viết có thể để trống nếu muốn ủy quyền vô thời hạn
6. Quy trình nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu qua hình thức ủy quyền
Theo Luật Sở hữu trí tuệ, Nghị định 65/2023/NĐ-CP và Thông tư 23/2023/TT-BKHCN:
Quy trình nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu qua hình thức ủy quyền:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ gồm: tờ khai đăng ký nhãn hiệu, 05 mẫu nhãn hiệu, danh mục hàng hóa/dịch vụ, mô tả nhãn hiệu, giấy ủy quyền (bản chính, đúng mẫu), chứng từ nộp phí/lệ phí, giấy tờ xác nhận tư cách chủ đơn, tài liệu chứng minh quyền ưu tiên/quyền nộp đơn (nếu có).
- Người được ủy quyền nộp hồ sơ tại Cục Sở hữu trí tuệ (Hà Nội), Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng/TP.HCM, qua bưu điện hoặc trực tuyến.
- Cục Sở hữu trí tuệ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, giấy ủy quyền. Nếu hợp lệ, tiếp nhận và cấp số đơn.
- Đơn hợp lệ được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp trong 02 tháng kể từ ngày chấp nhận đơn.
- Thẩm định nội dung: Đánh giá khả năng bảo hộ nhãn hiệu, đối chiếu với các nhãn hiệu đã đăng ký.
- Ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp văn bằng bảo hộ. Nếu cấp, chủ đơn (hoặc người được ủy quyền) nộp phí, nhận Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
Lưu ý: Giấy ủy quyền phải đúng mẫu, ghi rõ phạm vi, thời hạn, nội dung ủy quyền, có chữ ký và dấu (nếu là tổ chức). Nếu giấy ủy quyền không hợp lệ, hồ sơ sẽ bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối. Thời gian xử lý hồ sơ có thể kéo dài nếu phát sinh sửa đổi, bổ sung hoặc tranh chấp.
7. Các lưu ý pháp lý khi ủy quyền đăng ký nhãn hiệu
Theo Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ, Điều 5 và Điều 24 Thông tư 23/2023/TT-BKHCN:
- Giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu phải có đầy đủ: tên, địa chỉ hai bên; phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền; ngày lập; chữ ký và con dấu (nếu là tổ chức).
- Phạm vi ủy quyền cần ghi rõ các công việc được phép thực hiện (nộp đơn, sửa đổi, khiếu nại…).
- Mọi thông tin về nhãn hiệu, danh mục hàng hóa/dịch vụ trên giấy ủy quyền phải khớp với đơn đăng ký.
- Chữ ký trên giấy ủy quyền phải là chữ ký tươi, đúng người đại diện hợp pháp.
- Khi có thay đổi về thông tin chủ đơn, người đại diện hoặc nội dung ủy quyền, phải lập văn bản bổ sung/thay thế và thông báo cho Cục Sở hữu trí tuệ.
- Giấy ủy quyền phải là bản chính, nộp kèm hồ sơ đăng ký; nếu không hợp lệ sẽ bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận.
Giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu là văn bản pháp lý quan trọng, đóng vai trò then chốt trong quá trình bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ. Việc lập giấy ủy quyền đúng quy định không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp của thủ tục mà còn bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Để rút ngắn thời gian và công sức để lập giấy ủy quyền, hãy liên hệ ngay đến NaciLaw - đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực.
Văn phòng luật NACILAW
- Địa chỉ: Tầng 04, Toà nhà Stellar Garden, số 35 Lê Văn Thiêm, Phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội
- Hotline: 097.893.8505
- Website: https://nacilaw.com/
