Các công ty nước ngoài tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với đa dạng các ngành nghề kinh doanh, quy mô và loại hình tổ chức. Làm thế nào để các công ty này tiếp cận với khách hàng và các đối tác được nhanh chóng, hiệu quả và mở rộng được phạm vi kinh doanh của mình? Có thể thấy rằng, để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp, các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam sẽ cân nhắc việc thành lập văn phòng đại diện. Theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại: “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép”.
Bên cạnh các nội dung liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện thì các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam còn cần lưu ý đến các quy định về việc điều chỉnh nội dung hoạt động văn phòng đại diện bởi trong quá trình hoạt động kinh doanh thường có những thay đổi nhất định liên quan đến nội dung hoạt động của văn phòng đại diện. Công ty nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi thay đổi một trong những nội dung sau: tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài; người đứng đầu của văn phòng đại diện; tên gọi của văn phòng đại diện; nội dung hoạt động của văn phòng đại diện, địa chỉ đặt trụ sở của văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khi vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.
Công ty nước ngoài khi có một trong các sự thay đổi trên thì cần phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động văn phòng đại diện theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Công ty nước ngoài sẽ nộp 01 bộ hồ sơ sau đây đến cơ quan cấp giấy phép:
– Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu) do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký
– Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của công ty nước ngoài (nếu thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở của công ty nước ngoài)
– Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của công ty nước ngoài (nếu có sự thay đổi nội dung hoạt động của công ty nước ngoài)
– Văn bản của công ty nước ngoài cử/ bổ nhiệm người đứng đầu mới của văn phòng đại diện; Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới văn phòng đại diện; Văn bản chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ thuế của người đứng đầu cũ văn phòng đại diện. (Nếu thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện)
– Bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc tài liệu khác chứng minh quyền khai thác, sử dụng địa điểm mới để đặt trụ sở văn phòng đại diện của công ty nước ngoài (Nếu thay đổi địa điểm trụ sở của văn phòng đại diện)
– Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Lưu ý:
+ Nếu các tài liệu cung cấp trong hồ sơ bằng tiếng nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải dịch sang Tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
+ Trường hợp thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở chính của công ty nước ngoài, tài liệu chứng minh sự thay đổi này phải được cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Thời gian tối đa mà pháp luật Việt Nam quy định cho công ty nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có một trong những sự thay đổi trên. Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể tù ngày nhận được hồ sơ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ chưa đầy đủ. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép sẽ điều chỉnh Giay phép thành lập văn phòng đại diện, nếu không điều chỉnh thì phải nêu rõ lý do.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn về nội dung liên quan đến việc điều chỉnh giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu có vấn đề cần hỗ trợ, quý khách vui lòng liên hệ Naci Law để được hỗ trợ tư vấn.
NACI LAW,
Văn phòng Hà Nội: Tầng 6, Khu văn phòng 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội.
Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 4 Lô A Số 974, đường Trường Sa, Phường 12, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.
Luật sư Hàn Quốc: +84. 904 537 525.
Luật sư Việt Nam: +84. 9789 38 505
Cam kết của Naci Law khi thực hiện các dịch vụ pháp lý cho khách hàng:
- Luôn tuân thủ pháp luật Việt Nam và pháp luật Quốc tế.
- Cập nhật, thông báo tiến độ theo giai đoạn cho khách hàng.
- Luôn tìm các phương án để hạn chế tốt nhất các rủi ro và giải quyết tận cùng nếu có các rủi ro phát sinh.
- Hoàn lại chi phí cho khách hàng nếu đã nỗ lực nhưng không thể hoàn thành được công việc.
