Doanh nghiệp là một tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật. Khi doanh nghiệp tham gia vào các quan hệ pháp lý thì không thể cả một doanh nghiệp cùng thực hiện. Mà cần có người đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý đối với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Vậy người đại diện theo pháp luật là gì? Để làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì phải đáp ứng những điều kiện gì? Số lượng người đại diện theo pháp luật của từng loại hình doanh nghiệp là bao nhiêu?
1. Định nghĩa người đại diện theo pháp luật
Theo Khoản 1 Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về những trường hợp cá nhân là người đại diện theo pháp luật: “Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ; Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật hoặc Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án”. Bản chất của luật dân sự hướng đến sự tự thỏa thuận của các bên trong quan hệ dân sự nhưng đảm bảo rằng những thỏa thuận đó không thuộc những điều cấm của pháp luật. Chính vì vậy mà điểm đầu tiên trong khoản trên cho phép pháp nhân được chọn người để làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mình.
Pháp luật có quy định 2 loại đại diện gồm có đại diện theo pháp luật và đại diện ủy quyền. Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về người đại diện theo pháp luật như sau: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.
2. Điều kiện của người đại diện theo pháp luật
Dựa vào khái niệm trên và các quy định của pháp luật hiện hành quy định trực tiếp hoặc gián tiếp đến người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, ta có thể rút ra một số điều kiện như sau:
Một là, người đại diện theo pháp luật phải có đủ năng lực hành vi dân sự. Theo Điều 19 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định: “Năng lực hành vi dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình xác lập, thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự”, Điều 20 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Người thành niên là người từ đủ mười tám tuổi trở lên; Người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp quy định tại các điều 22, 23 và 24 của Bộ luật này”.
Trong Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định cụ thể về điều kiện của người đại diện theo pháp luật nhưng tại Khoản 5 Điều 12 có quy định: “… đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.”. Như vậy có thể thấy điều kiện về người đại diện theo pháp luật phải là người có đủ năng lực hành vi dân sự.
Hai là, người đại diện theo pháp luật phải cư trú tại Việt Nam. Theo quy định của luật Doanh nghiệp thì đối với những doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người này phải có cư trú tại Việt Nam, trường hợp người này vắng mặt tại Việt Nam thì phải ủy quyền cho một cá nhân khác đủ điều kiện theo quy định của luật, trường hợp người này vắng mặt ở Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thì Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị sẽ phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật thay thế. Đối với những công ty có từ hai người đại diện theo pháp luật trở lên thì luôn phải đảm bảo có một người cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
Ba là, người đại diện theo pháp luật không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 về các đối tượng cấm làm đại diện theo pháp luật như trường hợp sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh với mục đích thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình đối với cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; là cán bộ, công chức, viên chức được quy định trong Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức hiện hành;…(Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020).
3. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải có các trách nhiệm sau đây:
Một là, thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là khi là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người đại diện cần thực hiện hiện trách nhiệm của mình một cách tốt nhất trong phạm vi quyền hạn được giao, mỗi hành vi pháp lý của người đại diện đều ảnh hưởng đến uy tín, lợi nhuận và sự phát triển của doanh nghiệp chính vì vậy luật có yêu cầu phải có sự cẩn trọng tốt nhất. Không lợi dụng việc đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mà lấy cắp bí quyết, bí mật kinh doanh của công ty để bán hay dùng vào mục đích khác trái quy định của pháp luật.
Hai là, trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác, đi ngược lại với lợi ích và sự phát triển của doanh nghiệp, đạo đức của người kinh doanh. Trong hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, dù là sản xuất hàng hóa hay cung cấp dịch vụ thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng có bí quyết riêng của mình để tạo sự khác biệt với doanh nghiệp khác. Đặc biệt đối với các công ty phát triển sản phẩm, nghiên cứu các sản phẩm tiêu dùng thì bí quyết của doanh nghiệp để tạo ra sản phẩm càng là quan trọng, có thể mất doanh nghiệp nhưng chủ sở hữu sẽ không bao giờ để mất đứa con của mình đó là các bí mật về sản phẩm.
Ba là, thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Việc có sự kiện pháp lý hoặc sự bất bình thường trong hoạt động kinh doanh mà người đại diện phát hiện hoặc thuộc phạm vi thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đó thì cần phải thông báo kịp thời, phải đầy đủ và đặc biệt là chính xác cho doanh nghiệp để có biện pháp khắc phục, xử lý và biện pháp phòng ngừa tránh lặp lại sau này trong quá trình kinh doanh.
Bốn là, một điều đặc biệt được luật quy định đó là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại Khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc đặt trách nhiệm, đặc biệt yêu cầu người đại diện theo pháp luật phải bồi thường hoặc chịu trách nhiệm với các hình thức khác do Điều lệ công ty quy định là rất hợp lý. Bởi người đại diện được trao rất nhiều quyền quan trọng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì như vậy, yêu cầu họ phải chịu trách nhiệm với các thiệt hại xảy ra trong phạm vi quyền và nghĩa vụ của mình. Từ đó, mỗi hành vi pháp lý của người đại diện sẽ đảm bảo rằng người đại diện sẽ phải hành động một cách cẩn trọng, vì lợi ích doanh nghiệp.
4. Số lượng người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp
Tùy thuộc loại hình doanh nghiệp mà số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là khác nhau:
Một là, Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật do Điều lệ công ty quy định.
Hai là, đối với công ty hợp danh thì các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Ngoài ra, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền đại diện cho công ty trong quan hệ với cơ quan nhà nước; đại diện cho công ty với tư cách là bị đơn hoặc nguyên đơn trong các vụ kiện, tranh chấp thương mại hoặc các tranh chấp khác.
Ba là, doanh nghiệp tư nhân thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người được chủ sở hữu ủy quyền và chỉ có một người đại diện theo pháp luật.
NACI LAW,
Văn phòng Hà Nội: Tầng 6, Khu văn phòng 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội.
Số điện thoại: +84. 9789 38 505
Văn phòng Hồ Chí Minh: Số 12B, Nguyễn Hữu Cảnh, P.19, Quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh
Số điện thoại: +84. 977 305 787
Văn phòng Bắc Giang: Lô 12, liền kề 37, Khu đô thị phía nam thành phố Bắc Giang
Số điện thoại: +84. 8191 81 116
Văn phòng Hàn Quốc: 21-15, Dongnam-ro 9 gil, Songpa-gu, Seoul, Korea
Số điện thoại: 0904 537 525
Cam kết của Naci Law khi thực hiện các dịch vụ pháp lý cho khách hàng:
1. Luôn tuân thủ pháp luật Việt Nam và pháp luật Quốc tế.
2. Cập nhật, thông báo tiến độ theo giai đoạn cho khách hàng.
3. Luôn tìm các phương án để hạn chế tốt nhất các rủi ro và giải quyết tận cùng nếu có các rủi ro phát sinh.
4. Hoàn lại chi phí cho khách hàng nếu đã nỗ lực nhưng không thể hoàn thành được công việc.
