Giấy ủy quyền thương hiệu là văn bản quan trọng trong quá trình đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, đảm bảo tính hợp pháp khi chủ sở hữu không thể trực tiếp thực hiện thủ tục. Việc hiểu rõ quy định về giấy ủy quyền nhãn hiệu và thực hiện đúng thủ tục trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản trí tuệ hiệu quả. NaciLaw với đội ngũ luật sư chuyên nghiệp sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về mẫu giấy ủy quyền thương hiệu và những lưu ý pháp lý cần thiết nhất.
1. Giấy ủy quyền thương hiệu là gì?
Giấy ủy quyền thương hiệu là văn bản pháp lý theo đó chủ sở hữu nhãn hiệu hoặc người có quyền đăng ký trao quyền cho cá nhân, tổ chức khác đại diện thực hiện các thủ tục liên quan đến việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam.
Theo Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022, giấy ủy quyền là một trong những tài liệu cần thiết trong đơn đăng ký sở hữu công nghiệp "nếu đơn nộp thông qua đại diện". Điều 151 cùng Luật định nghĩa dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp gồm "đại diện cho tổ chức, cá nhân trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền về xác lập và bảo đảm thực thi quyền sở hữu công nghiệp".
Giấy ủy quyền nhãn hiệu khác hoàn toàn với hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu. Trong khi hợp đồng chuyển nhượng Theo Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022 thực hiện việc chuyển giao toàn bộ quyền sở hữu, thì giấy ủy quyền chỉ trao quyền đại diện thực hiện thủ tục mà không làm thay đổi chủ sở hữu.
Tại sao cần giấy ủy quyền trong đăng ký, sử dụng, chuyển nhượng nhãn hiệu? Đây là công cụ pháp lý để:
- Xác lập một cách rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của đại diện
- Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật trong quá trình đăng ký
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chủ sở hữu nhãn hiệu
- Tạo căn cứ pháp lý vững chắc cho hoạt động đại diện
>> Xem thêm: Thủ tục, hồ sơ và lệ phí đăng ký bảo hộ thương hiệu chi tiết 2025
2. Khi nào cần sử dụng giấy ủy quyền khi đăng ký bảo hộ nhãn hiệu?
Căn cứ vào các quy định của Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022 và các văn bản hướng dẫn thi hành, giấy ủy quyền đăng ký bảo hộ nhãn hiệu được yêu cầu trong những trường hợp cụ thể sau:
Chủ sở hữu không trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu
Trường hợp cá nhân hoặc tổ chức sở hữu nhãn hiệu không có khả năng tự mình tiến hành các thủ tục liên quan đến việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu có thể trao quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức khác làm đại diện thay mặt để thực hiện quy trình này. Điều này phù hợp với quy định tại Điều 50 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 về quyền "ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác nộp đơn đăng ký".
Sử dụng dịch vụ từ tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp
Khi sử dụng dịch vụ của tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, người nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu không phải là cá nhân hoặc tổ chức sở hữu nhãn hiệu. Do đó, việc cung cấp giấy ủy quyền là điều bắt buộc để xác định rằng tổ chức đại diện được trao quyền hợp pháp thực hiện các thủ tục thay chủ sở hữu nhãn hiệu.
Theo Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022, Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp chỉ được thực hiện các dịch vụ trong phạm vi được ủy quyền".
Chủ sở hữu ở nước ngoài đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam
Theo Luật Sở hữu trí tuệ: "Cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam cần nộp đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam."
Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo có đại diện hợp pháp tại Việt Nam để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý và tương tác với cơ quan có thẩm quyền.
Ủy quyền thực hiện các thủ tục bổ sung hoặc sửa đổi
Chủ sở hữu nhãn hiệu có thể trao quyền cho đơn vị đại diện thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan trong quá trình đăng ký bảo hộ nhãn hiệu. Theo Luật Sở hữu trí tuệ các thủ tục này bao gồm: "Sửa đổi, bổ sung đơn", "Tách đơn", "Yêu cầu ghi nhận thay đổi về tên, địa chỉ của người nộp đơn".
Trong mọi trường hợp, giấy ủy quyền là văn bản bắt buộc để cơ quan chức năng công nhận quyền thực hiện thay mặt của người được ủy quyền.
>> Xem thêm: Bí quyết đặt tên thương hiệu cá nhân tạo dấu ấn khác biệt
3. Mẫu giấy ủy quyền nhãn hiệu chuẩn mới nhất
Để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả, mẫu giấy ủy quyền nhãn hiệu cần được soạn thảo theo đúng cấu trúc và bao gồm đầy đủ các thông tin bắt buộc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách điền thông tin cho giấy ủy quyền thương hiệu.
3.1. Cấu trúc tiêu chuẩn của giấy ủy quyền
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ỦY QUYỀN
Kính gửi: Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ Khoa học và Công nghệ
I. THÔNG TIN BÊN ỦY QUYỀN:
- Tên đầy đủ/Tên doanh nghiệp: ..............................
- Số CMND/CCCD/Số đăng ký kinh doanh: ..............................
- Địa chỉ thường trú/Trụ sở chính: ..............................
- Điện thoại: ..............................
- Email: ..............................
II. THÔNG TIN BÊN NHẬN ỦY QUYỀN:
- Tên đầy đủ/Tên tổ chức: ..............................
- Chức vụ: ..............................
- Địa chỉ: ..............................
- Điện thoại: ..............................
- Email: ..............................
- Số giấy phép kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp (nếu có): ..............................
III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:
Bên ủy quyền đồng ý trao quyền cho bên nhận ủy quyền thực hiện các công việc sau đây liên quan đến đăng ký bảo hộ nhãn hiệu:
- Nộp đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ
- Tiếp nhận và phản hồi các thông báo, yêu cầu từ Cục Sở hữu trí tuệ
- Thực hiện các thủ tục bổ sung, sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
- Nhận kết quả đăng ký và văn bằng bảo hộ (nếu có)
- Thực hiện các thủ tục khác liên quan đến việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu
IV. THỜI GIAN VÀ ĐIỀU KIỆN:
- Thời gian có hiệu lực: Từ ngày ký đến khi hoàn thành việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu
- Điều kiện đặc biệt (nếu có): ..............................
V. CAM KẾT:
Bên ủy quyền cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin đã cung cấp và chịu mọi trách nhiệm pháp lý phát sinh từ việc ủy quyền này.
Ngày ...... tháng ...... năm 2025
BÊN ỦY QUYỀN BÊN NHẬN ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Đóng dấu - đối với tổ chức)
3.2. Hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin
Phần thông tin bên ủy quyền:
- Đối với cá nhân: Ghi đầy đủ họ tên theo CMND/CCCD, không được viết tắt
- Đối với doanh nghiệp: Ghi chính xác tên doanh nghiệp theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Địa chỉ phải chính xác và chi tiết để đảm bảo việc trao đổi thông tin được thuận lợi
Phần thông tin bên nhận ủy quyền:
- Cần kiểm tra kỹ thông tin của tổ chức/cá nhân nhận ủy quyền
- Đối với tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, cần có số giấy phép hành nghề hợp lệ
Phạm vi ủy quyền:
- Mô tả rõ ràng, cụ thể các công việc được trao quyền
- Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ có thể gây tranh chấp pháp lý
>> Xem thêm: Các hình thức nhượng quyền thương hiệu và lưu ý pháp lý
4. Thủ tục lập, nộp và đăng ký giấy ủy quyền nhãn hiệu
Quy trình thực hiện giấy ủy quyền nhãn hiệu cần tuân thủ đúng các bước và yêu cầu pháp lý để đảm bảo tính hợp lệ. Từ việc soạn thảo, ký kết đến nộp tại Cục SHTT và công bố, mỗi bước đều có những quy định cụ thể cần tuân thủ.
Soạn thảo giấy ủy quyền
Căn cứ vào mẫu quy định và yêu cầu cụ thể, soạn thảo giấy ủy quyền với đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Theo Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022, giấy ủy quyền "có thể được làm bằng ngôn ngữ khác nhưng phải được dịch ra tiếng Việt khi cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp yêu cầu".
Ký kết và xác thực
- Đối với cá nhân: Chữ ký phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân
- Đối với doanh nghiệp: Cần có dấu đỏ và chữ ký của người đại diện pháp luật
- Đối với giấy ủy quyền từ nước ngoài: Cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Nộp tại Cục SHTT
Theo Luật Sở hữu trí tuệ, giấy ủy quyền được "nộp hồ sơ thông qua đại diện" cùng với đơn đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ.
Công bố và ghi nhận
Theo Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022, thông tin về đại diện được ghi nhận trong "Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp" và quy định việc "công bố các quyết định liên quan đến văn bằng bảo hộ" trên Công báo sở hữu công nghiệp.
Phí và lệ phí
Hiện tại, không có phí riêng cho việc nộp giấy ủy quyền. Tuy nhiên, cần nộp đầy đủ "phí, lệ phí" liên quan đến đăng ký nhãn hiệu theo quy định tại Điều 100 Luật Sở hữu trí tuệ 2005. Theo Điều 153, đại diện có nghĩa vụ "thông báo rõ các khoản, các mức phí và lệ phí liên quan đến thủ tục xác lập và bảo đảm thực thi quyền sở hữu công nghiệp".
>> Xem thêm: 10 cách đặt tên thương hiệu thu hút, dễ nhớ cho doanh nghiệp
5. Lưu ý khi lập giấy ủy quyền nhãn hiệu
Để đảm bảo giấy ủy quyền nhãn hiệu có hiệu lực pháp lý và tránh các rủi ro không mong muốn, cần lưu ý các vấn đề về soạn thảo, các lỗi thường gặp, rủi ro pháp lý và các yêu cầu về phạm vi, thời hạn, xác nhận công chứng/chứng thực.
5.1. Các lưu ý khi soạn thảo
Về nội dung và phạm vi:
- Phạm vi ủy quyền phải được mô tả rõ ràng, cụ thể để tránh hiểu sai
- Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ có thể gây tranh chấp pháp lý
- Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp chỉ được thực hiện các dịch vụ trong phạm vi được ủy quyền.
- Cần quy định rõ quyền rút đơn, từ bỏ bảo hộ theo Điều 116 Luật Sở hữu trí tuệ 2005
Về thời hạn và điều kiện:
- Nên quy định thời hạn cụ thể hoặc đến khi hoàn thành việc đăng ký
- Tránh ủy quyền vô thời hạn để kiểm soát rủi ro pháp lý
- Có thể quy định điều kiện chấm dứt ủy quyền trước thời hạn
5.2. Các lỗi thường gặp
Lỗi về thông tin:
- Thiếu thông tin bắt buộc về bên ủy quyền hoặc bên nhận ủy quyền
- Thông tin không chính xác, không khớp với giấy tờ pháp lý
- Địa chỉ không đầy đủ, gây khó khăn trong việc liên lạc
Lỗi về phạm vi ủy quyền:
- Phạm vi ủy quyền không rõ ràng, mơ hồ
- Thiếu quyền thực hiện các thủ tục bổ sung theo yêu cầu của Cục SHTT
- Không quy định rõ quyền nhận kết quả và văn bằng bảo hộ
5.3. Rủi ro pháp lý
Về trách nhiệm của đại diện: Theo Luật Sở hữu trí tuệ, đại diện sở hữu công nghiệp có trách nhiệm "bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bên được đại diện bằng cách đáp ứng kịp thời các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền". Do đó, việc lựa chọn đơn vị được ủy quyền cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
Về bảo mật thông tin: Điều 153 cũng quy định đại diện có nghĩa vụ "giữ bí mật thông tin, tài liệu được giao liên quan đến vụ việc mà mình đại diện". Cần có thỏa thuận rõ ràng về việc bảo mật thông tin nhãn hiệu.
Lưu ý về xác nhận công chứng/chứng thực: Đối với các trường hợp đặc biệt hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, giấy ủy quyền có thể cần được công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo tính pháp lý. Đặc biệt với giấy ủy quyền từ nước ngoài, việc hợp pháp hóa lãnh sự là bắt buộc.
Giấy ủy quyền thương hiệu là công cụ pháp lý thiết yếu trong quá trình đăng ký bảo hộ nhãn hiệu. Việc lập và sử dụng giấy ủy quyền thương hiệu đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của thủ tục mà còn bảo vệ hiệu quả quyền lợi của chủ sở hữu. NaciLaw với đội ngũ luật sư chuyên nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn phong phú trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo giấy ủy quyền chính xác, phù hợp với từng trường hợp cụ thể, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
>> Xem thêm: Đăng ký nhãn hiệu mất bao lâu? Giải đáp chi tiết mới nhất
Thông tin liên hệ NaciLaw:
- Địa chỉ: Tầng 04, Toà nhà Stellar Garden, số 35 Lê Văn Thiêm, Phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội
- Hotline: 097.893.8505
- Website: https://nacilaw.com/
