Việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu đang trở thành nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay. Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp, việc hiểu rõ quy chế thẩm định nhãn hiệu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình đăng ký và nâng cao khả năng thành công. Bài viết này của NACILAW sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và cập nhật nhất về quy trình thẩm định nhãn hiệu tại Việt Nam.
1. Quy chế thẩm định nhãn hiệu là gì?
Trong quy trình đăng ký bảo hộ thương hiệu, thẩm định là bước cực kỳ quan trọng để xác định một dấu hiệu có đủ điều kiện được cấp văn bằng bảo hộ hay không. Do đó, Cục Sở hữu trí tuệ (Cục SHTT) đã ban hành văn bản Quy chế thẩm định đơn đăng ký nhãn hiệu (gọi tắt là Quy chế) để làm căn cứ cho các thẩm định viên của Cục tiến hành công việc một cách nhất quán và chuẩn mực.
Về bản chất, quy chế thẩm định nhãn hiệu là bộ quy tắc chi tiết được Cục Sở hữu trí tuệ ban hành nhằm hướng dẫn các thẩm định viên trong suốt quá trình xem xét và đánh giá một đơn đăng ký nhãn hiệu. Mục tiêu của quy chế là đảm bảo tính thống nhất, khách quan và minh bạch trong việc áp dụng pháp luật, từ đó tạo ra một sân chơi công bằng cho tất cả các chủ đơn khi nộp đơn tại Việt Nam.
Một điểm quan trọng mà nhiều chủ đơn thường bỏ qua là Quy chế này được công khai rộng rãi. Nội dung của nó cung cấp một cái nhìn chi tiết về cách Cục SHTT đánh giá một nhãn hiệu: yếu tố nào sẽ bị xem là không có khả năng bảo hộ, dấu hiệu nào sẽ bị từ chối và ngược lại, tiêu chí nào giúp nhãn hiệu được chấp thuận.
Việc chủ động tìm hiểu và nắm vững các quy định trong Quy chế này mang lại lợi thế chiến lược. Các chủ đơn có thể tự đánh giá sơ bộ nhãn hiệu của mình, lường trước các rủi ro tiềm ẩn và điều chỉnh đơn đăng ký cho phù hợp ngay từ đầu. Điều này không chỉ giúp tăng đáng kể khả năng được cấp văn bằng bảo hộ mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức theo đuổi một đơn đăng ký có khả năng bị từ chối cao.
Để xác định một nhãn hiệu có đủ điều kiện để được cấp văn bằng bảo hộ hay không, đơn phải trải qua các giai đoạn thẩm định (hay còn gọi là xét nghiệm đơn) gồm:
- Thẩm định hình thức đơn
- Thẩm định nội dung đơn
>> Xem thêm: Mẫu tờ khai đăng ký nhãn hiệu mới nhất và hướng dẫn điền
2. Giai đoạn 1 - Thẩm định hình thức
2.1. Mục đích và thời hạn của thẩm định hình thức
Mục đích của thẩm định hình thức là kiểm tra xem đơn được nộp có tuân thủ các quy định về hình thức của một đơn hợp lệ chưa. Kết quả sẽ xác định đơn hợp lệ hoặc không hợp lệ. Đơn hợp lệ sẽ được xem xét tiếp, đơn không hợp lệ sẽ bị từ chối. Chỉ khi giai đoạn thẩm định hình thức đạt yêu cầu thì mới đến giai đoạn thẩm định nội dung.
Tiêu chí đánh giá đơn hợp lệ: Đầu tiên, đơn đăng ký cần có đầy đủ các giấy tờ, tài liệu sau:
- Tờ khai đăng ký nhãn hiệu (mẫu 08 phụ lục I Nghị định số 65/2023/NĐ-CP)
- Mẫu nhãn hiệu
- Giấy ủy quyền (nếu làm thủ tục thông qua đại diện)
- Chứng từ nộp lệ phí theo quy định
Thời gian để Cục SHTT tiến hành thẩm định hình thức là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn. Nếu đơn được chấp nhận là hợp lệ, Cục SHTT sẽ công bố đơn trên Công báo Sở hữu công nghiệp trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày có Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ.
Trong trường hợp đơn có thiếu sót về hình thức, Cục SHTT sẽ ra Thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, trong đó nêu rõ các điểm chưa phù hợp và yêu cầu người nộp đơn sửa đổi, bổ sung. Người nộp đơn có thời hạn 02 tháng kể từ ngày ra thông báo để khắc phục. Nếu quá thời hạn này mà người nộp đơn không có phản hồi hoặc phản hồi không đạt yêu cầu, đơn sẽ bị coi là đã rút lại.
>> Xem thêm: Quy định về mô tả nhãn hiệu và hướng dẫn chi tiết
2.2. Quy trình thẩm định hình thức
Quá trình thẩm định hình thức được các thẩm định viên thực hiện một cách bài bản qua các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra số lượng tài liệu bắt buộc
Thẩm định viên sẽ đối chiếu các tài liệu có trong hồ sơ với danh mục tài liệu bắt buộc theo quy định. Tùy thuộc vào loại hình nhãn hiệu (thông thường, tập thể, chứng nhận,...), yêu cầu về số lượng và loại tài liệu sẽ khác nhau. Bước này đảm bảo hồ sơ không bị thiếu những giấy tờ cơ bản nhất.
Bước 2: Kiểm tra hình thức và nội dung của từng loại tài liệu
Sau khi xác nhận đủ số lượng, thẩm định viên sẽ tiến hành:
- Kiểm tra hình thức: Việc này bao gồm kiểm tra việc sử dụng đúng mẫu tờ khai, hình thức trình bày tài liệu có tuân thủ quy định chung không (theo điều 9 Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN).
- Kiểm tra nội dung: Thẩm định viên sẽ rà soát các thông tin khai báo trong từng tài liệu, chẳng hạn như thông tin về người nộp đơn, người đại diện, yêu cầu đối với đơn, yêu cầu cụ thể đối với đơn nhãn hiệu,...
Từ việc kiểm tra này, thẩm định viên sẽ lập danh sách các giấy tờ, tài liệu còn thiếu sót (nếu có) để chuẩn bị cho bước tiếp theo.
Bước 3: Xử lý đơn thiếu sót
Nếu đơn có bất kỳ thiếu sót nào (về hình thức trình bày, nội dung thông tin, thiếu tài liệu,...), thẩm định viên sẽ chuẩn bị văn bản "Thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ". Văn bản này sẽ yêu cầu người nộp đơn sửa chữa các thiếu sót đó và ấn định thời hạn phản hồi là 02 tháng kể từ ngày ký Thông báo.
Bước 4: Đưa ra kết luận và thông báo
Dựa trên tình trạng của đơn và phản hồi của chủ đơn (nếu có), thẩm định viên sẽ đưa ra kết luận cuối cùng:
- Chấp nhận đơn hợp lệ: Nếu đơn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, Cục SHTT sẽ ra "Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ" và gửi thông báo bằng văn bản cho người nộp đơn.
- Từ chối chấp nhận đơn: Nếu người nộp đơn không sửa chữa hoặc sửa chữa không đạt yêu cầu sau khi nhận thông báo thiếu sót, Cục SHTT sẽ ra "Quyết định từ chối chấp nhận đơn".
Bước 5: Xác định ngày nộp đơn và ngày ưu tiên
Trong quá trình này, Cục SHTT cũng sẽ xác định ngày nộp đơn chính thức (là ngày đơn được nộp với đầy đủ các tài liệu tối thiểu) và ngày ưu tiên (nếu người nộp đơn có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên từ một đơn đã nộp trước đó ở nước ngoài).
>> Xem thêm: Thương hiệu và nhãn hiệu là gì? Cách phân biệt và bảo vệ
3. Giai đoạn 2 - Thẩm định nội dung đơn đăng ký nhãn hiệu
3.1. Mục đích và thời hạn của thẩm định nội dung
Đây là giai đoạn cốt lõi để đánh giá khả năng bảo hộ của chính nhãn hiệu mà chủ đơn muốn đăng ký. Quá trình này nhằm xem xét nhãn hiệu có đáp ứng đủ các điều kiện bảo hộ theo luật định hay không, cụ thể bao gồm:
- Đánh giá tính phân biệt của nhãn hiệu: Đây là yếu tố quan trọng nhất, xem xét liệu nhãn hiệu có đủ đặc trưng để người tiêu dùng phân biệt hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác hay không (theo Điều 74 Luật Sở hữu trí tuệ).
- Kiểm tra các dấu hiệu loại trừ: Xem xét nhãn hiệu có chứa các yếu tố bị cấm bảo hộ hay không, ví dụ như trùng hoặc tương tự với quốc kỳ, quốc huy, tên lãnh tụ, hoặc các dấu hiệu trái với trật tự xã hội, đạo đức công cộng (theo Điều 73 Luật Sở hữu trí tuệ).
- Đối chứng với các quyền đã xác lập sớm hơn: Tuân thủ nguyên tắc "nộp đơn đầu tiên" (first-to-file), thẩm định viên sẽ tra cứu để đảm bảo nhãn hiệu trong đơn không trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với bất kỳ nhãn hiệu nào của người khác đã nộp đơn trước hoặc đã được bảo hộ.
Căn cứ theo Điều 119 Luật Sở hữu trí tuệ, thời hạn thẩm định nội dung được quy định như sau:
- Đối với đơn trong nước: không quá 9 tháng kể từ ngày công bố đơn
- Đối với đơn quốc tế: 12 tháng
Việc thẩm định nội dung được thực hiện lần lượt đối với từng thành phần của nhãn hiệu và từng nhóm hàng hóa, dịch vụ đăng ký bảo hộ.
Nếu nhãn hiệu không đáp ứng điều kiện bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra Thông báo dự định từ chối và nêu rõ lý do từ chối. Người nộp đơn có 03 tháng để phản hồi, giải trình hoặc sửa đổi đơn. Nếu nhãn hiệu đáp ứng điều kiện bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra Thông báo dự định cấp văn bằng bảo hộ.
>> Xem thêm: Cách tra cứu nhãn hiệu đăng ký sở hữu trí tuệ chi tiết 2025
3.2. Chi tiết quy trình thẩm định nội dung
Bước 1: Đánh giá khả năng bảo hộ của dấu hiệu
Đầu tiên, thẩm định viên sẽ đánh giá bản thân dấu hiệu đăng ký xem nó có vi phạm các điều kiện bảo hộ nhãn hiệu hay không. Nhãn hiệu được bảo hộ nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Là dấu hiệu nhìn thấy được dưới dạng chữ cái, từ ngữ, hình vẽ, hình ảnh, hình ba chiều hoặc sự kết hợp các yếu tố đó, được thể hiện bằng một hoặc nhiều màu sắc hoặc dấu hiệu âm thanh thể hiện được dưới dạng đồ họa;
- Có khả năng phân biệt hàng hoá, dịch vụ của chủ sở hữu nhãn hiệu với hàng hoá, dịch vụ của chủ thể khác.
- Không thuộc các dấu hiệu không được bảo hộ với danh nghĩa nhãn hiệu.
Bước 2: Tra cứu các nguồn thông tin tối thiểu
Thẩm định viên sẽ tiến hành tra cứu trên cơ sở dữ liệu của Cục SHTT và các nguồn thông tin công khai khác. Việc tra cứu này nhằm tìm kiếm các "quyền xác lập sớm hơn" có thể đối chứng với đơn đang xét, bao gồm:
- Các đơn đăng ký nhãn hiệu có ngày nộp đơn hoặc ngày ưu tiên sớm hơn.
- Các nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ hoặc được thừa nhận bảo hộ và vẫn còn hiệu lực tại Việt Nam.
- Các nhãn hiệu đã hết hiệu lực nhưng trong thời hạn chưa quá 03 năm (trừ trường hợp chấm dứt do không sử dụng).
- Các chỉ dẫn địa lý đang được bảo hộ tại Việt Nam.
- Tên thương mại, kiểu dáng công nghiệp của bên thứ ba đã được bảo hộ từ trước.
Bước 3: Tra cứu xác định nhãn hiệu, dấu hiệu đối chứng
Từ các kết quả ở bước 2, thẩm định viên sẽ chọn ra các nhãn hiệu, dấu hiệu có liên quan nhất để làm "đối chứng". Sau đó, họ sẽ tiến hành so sánh, đánh giá mức độ tương tự giữa nhãn hiệu trong đơn và nhãn hiệu đối chứng để kết luận về khả năng phân biệt. Việc đánh giá này dựa trên nhiều yếu tố tổng thể:
- Cấu trúc và nội dung: So sánh về các ký tự, từ ngữ, cách sắp xếp.
- Cách phát âm: So sánh về âm đọc (đặc biệt quan trọng với các từ ngoại lai hoặc từ vô nghĩa).
- Hình thức thể hiện: So sánh về mặt thị giác, màu sắc, bố cục, phong cách thiết kế.
- Ý nghĩa: So sánh về ý nghĩa của từ ngữ hoặc hình ảnh.
- Phạm vi sản phẩm/dịch vụ: So sánh mức độ liên quan giữa các sản phẩm/dịch vụ mà hai nhãn hiệu đăng ký.
Bước 4: Ra kết quả thẩm định nội dung
Dựa trên toàn bộ quá trình đánh giá ở các bước trên, thẩm định viên sẽ đưa ra kết luận:
- Nếu nhãn hiệu đáp ứng đủ điều kiện, Cục SHTT sẽ ra Thông báo dự định cấp văn bằng.
- Nếu nhãn hiệu chưa đáp ứng đủ điều kiện, Cục SHTT sẽ ra Thông báo dự định từ chối cấp văn bằng, kèm theo lý do chi tiết và bằng chứng đối chứng.
Người nộp đơn có 03 tháng để phản hồi bằng văn bản về dự định từ chối cấp văn bằng của Cục Sở hữu trí tuệ.
Bước 5: Xử lý phản hồi và thông báo kết quả cuối cùng
Xử lý phản hồi của người nộp đơn và thông báo kết quả thẩm định cuối cùng.
>> Xem thêm: Nhãn hiệu liên kết là gì? Đặc điểm và thủ tục đăng ký
4. Những câu hỏi thường gặp
Những yếu tố nào khiến đơn đăng ký nhãn hiệu bị từ chối?
Một đơn đăng ký nhãn hiệu có thể bị từ chối nếu vi phạm một trong các tiêu chí sau:
- Nhãn hiệu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu của người khác đã đăng ký bảo hộ trước đó.
- Nhãn hiệu không có khả năng tự phân biệt (ví dụ: là dấu hiệu mô tả trực tiếp sản phẩm, là hình dạng thông thường của hàng hóa).
- Nhãn hiệu vi phạm các điều cấm của pháp luật, trái với đạo đức xã hội hoặc gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng …
Có thể khiếu nại khi bị từ chối đơn đăng ký nhãn hiệu không?
Có. Nếu đơn bị Cục SHTT ra Quyết định từ chối, người nộp đơn có quyền nộp đơn khiếu nại trong vòng 03 tháng kể từ ngày nhận được quyết định. Trong đơn khiếu nại, người nộp đơn cần nêu rõ lý do không đồng ý với kết luận của Cục và cung cấp các lập luận, bằng chứng pháp lý để chứng minh nhãn hiệu của mình đủ điều kiện bảo hộ.
Nhãn hiệu đã đăng ký ở Việt Nam có được bảo hộ ở nước ngoài không?
Không. Quyền sở hữu trí tuệ nói chung và nhãn hiệu nói riêng mang tính lãnh thổ. Việc đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam chỉ có hiệu lực bảo hộ trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Nếu doanh nghiệp muốn bảo hộ nhãn hiệu tại các quốc gia khác, cần tiến hành đăng ký trực tiếp tại quốc gia đó hoặc sử dụng hệ thống đăng ký quốc tế Madrid.
Việc nắm vững quy chế thẩm định nhãn hiệu không chỉ là trách nhiệm của các thẩm định viên mà còn là một công cụ hữu ích cho các chủ đơn. Việc chuẩn bị một đơn đăng ký tuân thủ chặt chẽ quy trình sẽ tối đa hóa cơ hội thành công. Hy vọng bài viết trên của NACILAW đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình quan trọng này. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm, hãy liên hệ NACILAW để được tư vấn chuyên sâu.
>> Xem thêm: Nhãn hiệu tiếng Anh là gì? Phân biệt Brand & Trademark
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: Tầng 4, tòa Stellar Garden, 35 Lê Văn Thiêm, Q. Thanh Xuân, Hà Nội.
Hotline: 097.893.8505
Website: https://nacilaw.com/
