Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể thấy rằng, lập văn phòng đại diện là một trong những phương thức để doanh nghiệp mở rộng thị trường kinh doanh, nâng cao doanh số bán hàng.
Theo định nghĩa về văn phòng đại diện tại Luật Doanh nghiệp, lập văn phòng địa diện là việc thiết lập một địa điểm, một đơn vị phụ thuộc công ty khi không hoạt động tại trụ sở công ty và không tiến hành kinh doanh tại địa điểm này.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Văn phòng địa diện không được tiến hành hoạt động kinh doanh, chỉ thực hiện chức năng giao dịch. Do đó, văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng và đóng dấu đối với các giao dịch nhằm phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện, ví dụ như hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng lao động, mua bán thiết bị văn phòng…
Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đại diện có một số chức năng chủ yếu sau:
- Văn phòng liên lạc, đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp;
- Thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;
- Văn phòng tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vị xâm phạm sở hữu trí tuệ của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ.
Văn phòng đại diện có con dấu riêng và có giấy chứng nhận hoạt động riêng để phục vụ các hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, vì vậy văn phòng đại diện cũng không phải chịu các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Đặc biệt, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,…thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.
