Việc điền chính xác tờ khai đăng ký nhãn hiệu là bước khởi đầu quan trọng để bảo vệ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những cập nhật mới trong quy định, nhiều người vẫn còn bỡ ngỡ khi thực hiện thủ tục này. Bài viết này của NACILAW sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về mẫu tờ khai mới nhất và những điểm cần lưu ý để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi.
1. Mẫu tờ khai đăng ký nhãn hiệu mới nhất hiện nay
Hiện tại, mẫu tờ khai đăng ký nhãn hiệu hợp lệ và mới nhất là Mẫu số 08, được ban hành kèm theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 103/2006/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp.
Tải mẫu tờ khai mới nhất TẠI ĐÂY
2. Hướng dẫn chi tiết cách viết tờ khai đăng ký nhãn hiệu
Để đảm bảo tính hợp lệ của đơn, người nộp đơn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo từng mục trong tờ khai. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phần.
2.1. Phần “NHÃN HIỆU”
Đây là mục quan trọng nhất, xác định đối tượng cần được bảo hộ. Mục này được chia thành ba phần nhỏ:
Ô mẫu nhãn hiệu: Người nộp đơn cần dán mẫu nhãn hiệu dự định đăng ký vào ô này. Mẫu nhãn hiệu phải được trình bày rõ ràng, sắc nét với kích thước không vượt quá khổ 80mm x 80mm. Nếu có yêu cầu bảo hộ màu sắc, mẫu nhãn hiệu phải thể hiện đúng màu sắc đó. Trong trường hợp không yêu cầu bảo hộ màu sắc cụ thể, nhãn hiệu sẽ được trình bày dưới dạng đen trắng.
Ở phần loại nhãn hiệu: Tại mục này, người nộp đơn đánh dấu "x" vào ô tương ứng với loại nhãn hiệu dự định đăng ký. Theo quy định mới, các loại hình chính bao gồm: nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận và các loại hình mới như nhãn hiệu âm thanh, nhãn hiệu ba chiều.
Ở phần mô tả nhãn hiệu: Phần mô tả cần được trình bày chi tiết và rõ ràng, bao gồm:
- Liệt kê đầy đủ các yếu tố cấu thành nhãn hiệu và mô tả ý nghĩa tổng thể của nó.
- Nếu nhãn hiệu chứa các từ ngữ bằng tiếng nước ngoài, cần phải phiên âm ra cách đọc và dịch nghĩa ra tiếng Việt.
- Nếu các từ ngữ được trình bày dưới dạng hình họa đặc biệt (cách điệu), cần mô tả rõ yếu tố hình họa đó vì nó có thể là yếu tố tạo nên khả năng phân biệt cho nhãn hiệu.
- Nêu rõ vị trí dự kiến gắn nhãn hiệu trên sản phẩm hoặc trên bao bì hàng hóa
>> Xem thêm: Thủ tục, hồ sơ và lệ phí dịch vụ đăng ký nhãn hiệu chi tiết 2025
2.2. Phần “NGƯỜI NỘP ĐƠN”
Mục này trong tờ khai đăng ký nhãn hiệu dùng để kê khai thông tin của cá nhân hoặc tổ chức yêu cầu cấp văn bằng bảo hộ.
- Tên đầy đủ: Ghi chính xác tên của cá nhân hoặc tên đầy đủ của tổ chức như trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tùy thân.
- Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ thường trú (đối với cá nhân) hoặc địa chỉ trụ sở chính (đối với tổ chức) theo thông tin trên giấy tờ pháp lý tương ứng.
- Căn cước công dân: Điền chính xác số căn cước công dân của người nộp đơn
- Điện thoại, fax, email: Cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc để Cục Sở hữu trí tuệ có thể liên hệ khi cần thiết.
- Nếu đơn đăng ký có nhiều hơn một chủ sở hữu, người nộp đơn cần đánh dấu "x" vào ô vuông có nội dung: "Ngoài người nộp đơn khai tại mục này còn có những người nộp đơn khác khai tại trang bổ sung." và kê khai thông tin của người nộp đơn còn lại ở trang bổ sung đính kèm.
2.3. Phần “ĐẠI DIỆN CỦA NGƯỜI NỘP ĐƠN”
Trong trường hợp người nộp đơn thực hiện thủ tục thông qua một bên đại diện, cần xác định rõ và đánh dấu "x" vào ô tương ứng:
- Là người đại diện theo pháp luật của người nộp đơn: Thường là người đứng đầu tổ chức (Giám đốc, Tổng Giám đốc) hoặc người giám hộ của cá nhân chưa thành niên.
- Là tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được ủy quyền: Đây là các công ty luật hoặc tổ chức chuyên nghiệp có chức năng đại diện sở hữu công nghiệp.
- Là người khác được ủy quyền: Bao gồm các cá nhân, nhân viên trong tổ chức được người đứng đầu ủy quyền hợp pháp.
Sau khi chọn, cần khai báo đầy đủ họ tên và thông tin liên hệ (địa chỉ, email, số điện thoại) của người hoặc tổ chức đại diện. Nếu người nộp đơn tự mình thực hiện và nộp tờ khai, có thể bỏ trống mục này.
>> Xem thêm: Quy định về mô tả nhãn hiệu và hướng dẫn chi tiết
2.4. Phần “YÊU CẦU HƯỞNG QUYỀN ƯU TIÊN”
Quyền ưu tiên cho phép người nộp đơn sử dụng ngày nộp đơn đầu tiên ở một quốc gia thành viên của Công ước Paris để xác định ngày ưu tiên tại Việt Nam. Nếu có yêu cầu này, người nộp đơn đánh dấu "x" vào ô tương ứng và điền các thông tin: số đơn, ngày nộp đơn và quốc gia đã nộp đơn đầu tiên. Nếu không có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên, mục này sẽ được bỏ qua.
>> Xem thêm: Thương hiệu và nhãn hiệu là gì? Cách phân biệt và bảo vệ
2.5. Phần “PHÍ, LỆ PHÍ”
Người nộp đơn cần xác định các khoản phí, lệ phí phải nộp và đánh dấu "x" vào các ô tương ứng. Đồng thời, cần điền số lượng nhóm hàng hóa, dịch vụ đăng ký và tổng số tiền đã nộp.
Trên thực tế, người nộp đơn thường chỉ cần điền tổng số tiền vào cột tổng chi phí, các chuyên viên tiếp nhận đơn sẽ hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu. Các khoản phí được quy định chi tiết tại Thông tư 263/2016/TT-BTC.
2.6. Phần “CÁC TÀI LIỆU CÓ TRONG ĐƠN”
Mục này dùng để liệt kê các tài liệu được nộp kèm theo tờ khai. Người nộp đơn đánh dấu "x" vào các ô tương ứng với giấy tờ, tài liệu đã chuẩn bị.
Lưu ý: Nếu không chắc chắn về các tài liệu cần thiết, người nộp đơn có thể để trống phần này. Chuyên viên của Cục Sở hữu trí tuệ sẽ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn hoàn thiện.
>> Xem thêm: Nhãn hiệu liên kết là gì? Đặc điểm và thủ tục đăng ký
2.7. Phần “DANH MỤC VÀ PHÂN LOẠI HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MANG NHÃN HIỆU”
Người nộp đơn phải liệt kê và phân loại các sản phẩm, dịch vụ dự định đăng ký nhãn hiệu theo Bảng phân loại quốc tế về hàng hóa, dịch vụ theo Thoả ước Ni-xơ (Nice Classification).
Việc phân loại chính xác quyết định phạm vi bảo hộ của nhãn hiệu. Trường hợp người nộp đơn không tự phân loại hoặc phân loại sai, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ thực hiện việc này và người nộp đơn phải thanh toán phí dịch vụ phân loại theo quy định của pháp luật.
2.8. Phần “MÔ TẢ TÓM TẮT ĐẶC TÍNH CỦA HÀNG HÓA/DỊCH VỤ ĐƯỢC CHỨNG NHẬN”
Mục này chỉ áp dụng đối với nhãn hiệu chứng nhận. Người nộp đơn cần cung cấp các thông tin liên quan đến đặc tính của sản phẩm/dịch vụ được chứng nhận như: chất lượng, nguồn gốc địa lý, hoặc các đặc tính đặc thù khác.
2.9. Phần “CAM KẾT CỦA NGƯỜI NỘP ĐƠN”
Đây là mục xác nhận cuối cùng của người nộp đơn.
- Đối với cá nhân: Người nộp đơn hoặc người được ủy quyền ký và ghi rõ họ tên.
- Đối với tổ chức: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp phải ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu của tổ chức.
Lưu ý quan trọng: Người nộp đơn cần ký ở cuối mỗi trang của tờ khai. Riêng trang cuối cùng, nếu là tổ chức thì phải có đầy đủ chữ ký, họ tên, chức vụ và con dấu.
>> Xem thêm: Nhãn hiệu tiếng Anh là gì? Phân biệt Brand & Trademark
3. Những điểm mới lưu ý trong mẫu tờ khai đăng ký nhãn hiệu năm 2025
Nghị định 65/2023/NĐ-CP đã mang đến nhiều thay đổi quan trọng, người nộp đơn cần đặc biệt lưu ý khi điền tờ khai đăng ký nhãn hiệu để tránh sai sót.
3.1. Cập nhật thông tin người nộp đơn
Thuật ngữ "Chủ đơn" trước đây đã được thống nhất gọi là "Người nộp đơn" trong mẫu tờ khai mới. Thêm vào đó, mẫu mới yêu cầu bổ sung thông tin giấy tờ tùy thân đối với người nộp đơn là cá nhân, cụ thể là số Căn cước công dân.
3.2. Quy định về hình thức Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu
- Chuyển đổi đơn: Mẫu tờ khai mới đã tích hợp mục lựa chọn hình thức xem xét đơn và cấp bằng ngay tại phần đầu tiên, thay vì tách riêng như mẫu cũ. Người nộp đơn cần chú ý đánh dấu vào ô này để thể hiện yêu cầu của mình.
- Hình thức văn bằng bảo hộ: Kể từ ngày 23/08/2023, Nghị định 65/2023/NĐ-CP cho phép cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu dưới dạng điện tử. Văn bằng bảo hộ dạng giấy chỉ được cấp khi người nộp đơn tích chọn yêu cầu này trong tờ khai. Nếu bỏ qua mục này, văn bằng sẽ mặc định được cấp dưới dạng điện tử.
3.3. Bổ sung đăng ký nhãn hiệu dưới dạng âm thanh
Nhằm thể chế hóa các cam kết quốc tế trong CPTPP và EVFTA, Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2022 đã chính thức công nhận nhãn hiệu âm thanh. Đây là một dấu hiệu phi truyền thống, khác với quy định trước đây yêu cầu nhãn hiệu phải "nhìn thấy được".
Tuy nhiên, để đăng ký nhãn hiệu âm thanh, người nộp đơn phải nộp kèm theo các tài liệu sau:
- Một tệp âm thanh định dạng kỹ thuật số .MP3 với dung lượng không quá 3 MB.
- Một bản thể hiện dưới dạng đồ họa của âm thanh đó (ví dụ: khuông nhạc 5 dòng kẻ).
Điều này có nghĩa là việc bảo hộ nhãn hiệu âm thanh tại Việt Nam vẫn cần một bằng chứng hữu hình để làm căn cứ.
Cùng với việc bổ sung nhãn hiệu âm thanh, quy định về nhãn hiệu liên kết đã được bãi bỏ. Sự thay đổi này được thể hiện rõ trong mục "Loại nhãn hiệu yêu cầu đăng ký" của tờ khai:
|
Trước 24/08/2023 |
Sau 24/08/2023 |
|
Nhãn hiệu tập thể |
Nhãn hiệu tập thể |
|
Nhãn hiệu liên kết |
Nhãn hiệu chứng nhận |
|
Nhãn hiệu chứng nhận |
Nhãn hiệu âm thanh |
|
|
Nhãn hiệu ba chiều |
3.4. Lưu ý về phân loại nhãn hiệu
Người nộp đơn cần phân loại hàng hóa, dịch vụ tuần tự theo từng nhóm của Bảng phân loại Nice. Từ đầu năm 2023, Cục Sở hữu trí tuệ đã áp dụng Bảng phân loại Ni-xơ 12-2023.
Việc phân loại đúng nhóm ngành là cực kỳ quan trọng vì nó xác định trực tiếp phạm vi bảo hộ. Nếu phân loại sai, cơ quan chức năng sẽ thực hiện lại và thu phí theo quy định tại Thông tư 263/2016/TT-BTC: 100.000 đồng/nhóm, và đối với mỗi nhóm có trên 6 sản phẩm/dịch vụ, sẽ thu thêm 20.000 đồng cho mỗi sản phẩm/dịch vụ từ thứ 7 trở đi.
Do đó, để tiết kiệm chi phí và đảm bảo độ chính xác, người nộp đơn nên thực hiện tra cứu sơ bộ nhãn hiệu và phân loại nhóm ngay từ đầu, hoặc nhờ đến sự tư vấn của các tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp.
>> Xem thêm: Cách tra cứu nhãn hiệu đăng ký sở hữu trí tuệ chi tiết 2025
4. Yêu cầu đối với đơn đăng ký nhãn hiệu
Theo Điều 105 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2022), một đơn đăng ký nhãn hiệu hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Tài liệu, mẫu vật, thông tin xác định nhãn hiệu cần bảo hộ:
- Mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu.
- Quy chế sử dụng nhãn hiệu (đối với nhãn hiệu tập thể và nhãn hiệu chứng nhận).
Yêu cầu về mẫu nhãn hiệu:
- Mẫu nhãn hiệu phải được mô tả để làm rõ các yếu tố cấu thành và ý nghĩa tổng thể.
- Nếu nhãn hiệu có từ, ngữ nước ngoài thì phải có phiên âm và bản dịch ra tiếng Việt.
- Nếu nhãn hiệu là âm thanh, mẫu nhãn hiệu phải là tệp âm thanh và bản thể hiện dạng đồ họa của âm thanh đó.
Yêu cầu về phân loại hàng hóa, dịch vụ: Hàng hóa, dịch vụ phải được xếp vào các nhóm phù hợp với Bảng phân loại Nice do cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp công bố.
Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể: Phải có các nội dung chính như: tên, địa chỉ tổ chức tập thể; tiêu chuẩn thành viên; danh sách cá nhân, tổ chức được sử dụng; điều kiện sử dụng; và biện pháp xử lý vi phạm.
Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận: Phải có các nội dung chính như: tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu; điều kiện sử dụng; đặc tính hàng hóa, dịch vụ được chứng nhận; phương pháp đánh giá và kiểm soát sử dụng nhãn hiệu; và chi phí (nếu có).
5. Hiệu lực của giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu
Theo Điều 93 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, hiệu lực của văn bằng bảo hộ nhãn hiệu được quy định như sau:
- Thời hạn hiệu lực ban đầu: Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực từ ngày cấp đến hết 10 năm kể từ ngày nộp đơn.
- Khả năng gia hạn: Có thể được gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm.
- Phạm vi hiệu lực: Văn bằng bảo hộ có hiệu lực trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
- Khả năng bảo hộ vô thời hạn: Để duy trì hiệu lực, chủ sở hữu cần nộp yêu cầu gia hạn trong vòng 06 tháng trước ngày văn bằng hết hạn. Nếu thủ tục gia hạn được thực hiện đầy đủ và đúng hạn, nhãn hiệu có thể được bảo hộ mãi mãi.
Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực tối thiểu 10 năm và có thể được bảo hộ không giới hạn thời gian nếu chủ sở hữu thực hiện gia hạn liên tục.
Hoàn thiện chính xác tờ khai đăng ký nhãn hiệu là nền tảng vững chắc cho việc bảo hộ thương hiệu. Việc nắm rõ các mục, hiểu đúng những quy định mới về nhãn hiệu âm thanh hay hình thức văn bằng sẽ giúp quá trình đăng ký của bạn hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết trên của NACILAW đã giúp bạn giải đáp các thắc mắc liên quan.
>> Xem thêm: Cá nhân có được đăng ký nhãn hiệu không?
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: Tầng 4, tòa Stellar Garden, 35 Lê Văn Thiêm, Q. Thanh Xuân, Hà Nội.
Hotline: 097.893.8505
Website: https://nacilaw.com/
